Las pymes rara vez cuentan con un servicio legal interno. Solo recurren al asesor legal cuando surge una necesidad específica: un contrato que debe firmarse rápidamente, una disputa que resolver o una fecha límite inminente.
Esta estrategia es reactiva y conlleva tres problemas concretos: riesgos innecesarios y costes más elevados al no gestionar las cosas con prontitud, y complicaciones en la gestión de las relaciones comerciales justo en el momento más crucial.
Existe un cuarto problema, menos visible, pero igualmente costoso: recurrir a un abogado solo cuando es necesario es como «abrir el paraguas cuando llueve», lo que impide que la empresa desarrolle el conocimiento básico que deberían compartir todas las personas que tratan con terceros: ventas, compras, producción.
Sin esa base, cada negociación comienza desde cero, y cada riesgo permanece invisible hasta que se materializa.
El problema de fondo: la ley vista como un obstáculo
Las pymes suelen percibir el cumplimiento normativo como una limitación externa que desvía recursos de lo que realmente importa: la producción, las ventas y la atención al cliente. Este enfoque es comprensible, pero costoso: cuando el cumplimiento normativo se considera un aspecto secundario e irrelevante de la gestión empresarial, aplicado únicamente para evitar sanciones, el coste final es mayor.
La buena noticia es que existe una alternativa práctica: un servicio legal interno optimizado y adaptado a las necesidades reales de las pequeñas y medianas empresas, que ofrece ventajas tangibles sin necesidad de una estructura compleja.
La primera regla: conocer los propios procesos
Todo empieza aquí. Conocer en profundidad los procesos operativos de la empresa permite identificar las implicaciones legales de la actividad diaria, no solo en teoría, sino en la práctica concreta de cómo produce, compra y vende. Cuando una empresa invierte tiempo en este procedimiento, no solo se asegura el cumplimiento normativo, sino que también construye un escudo legal que la protege de muchos imprevistos, ya que los riesgos se identifican antes de que se conviertan en problemas.
Un ejemplo concreto: el contrato operativo estándar
Pensemos en las personas que cada día tratan con partes externas: proveedores, clientes, consultores. Si estas personas tienen a su disposición un contrato estándar de corte "operativo", redactado en un lenguaje claro y comprensible, que solo requiere la inserción de datos variables y que aborda los puntos verdaderamente importantes de la negociación desde el principio, la ventaja es triple:
- Se empieza con el pie correcto, porque las cuestiones críticas ya han sido definidas previamente.
- Se evita la situación de mayor riesgo, que es aceptar las peticiones de la otra parte sin evaluar las implicaciones reales para la empresa, o sin saber qué pedir a cambio.
- No se olvidan puntos importantes que surgen cuando la negociación ya está avanzada, cuando cada cambio lleva tiempo, resta credibilidad y, en ocasiones, dificulta el cierre con la firma del contrato.
Una pieza, no un capítulo aislado
Este tema forma parte de la cara del cubo de Rubik dedicada al Servicio Legal, una de las seis caras que conforman una buena administración de las pymes.
Como en todas las piezas, el principio no es acumular obligaciones, sino construir un método que reduzca el riesgo mediante herramientas sencillas y prácticas, que puedan manejarse sin una compleja estructura legal interna. En el próximo artículo, profundizaremos en los detalles: cómo construir este servicio legal ágil y optimizado paso a paso, sin necesidad de contratar a un abogado.
¿Ya ha adoptado contratos estándar para sus relaciones comerciales o comienza cada negociación desde cero? Déjenos sus comentarios y síganos en LinkedIn @Pietro Cavalli para no perderse la siguiente pieza de este recorrido.