En los contenidos anteriores dedicados al Servicio Legal vimos que el cumplimiento normativo parte de los procesos de la empresa y que la pregunta correcta es: «¿Qué riesgos corro si no cumplo?».
También habíamos anunciado que analizaríamos los requisitos normativos que realmente inciden en la gestión. Antes de llegar a ese punto, sin embargo, conviene examinar un aspecto que a menudo queda en la sombra: las reglas que la empresa se da a sí misma.
No solo hacia fuera
Cuando se piensa en el servicio legal, casi siempre se considera su lado externo: los contratos con clientes y proveedores, las relaciones con las autoridades, los litigios. Es el lado que implica a terceros y, por eso, el más visible. Pero también hay un lado interno. Si la pyme fija algunas reglas de buena conducta que valen también en las relaciones entre las personas que trabajan en ella, da un salto de calidad. Las reglas externas protegen a la empresa frente a terceros. Las internas la protegen de la confusión de roles, de las decisiones de un superior que pasa por encima de quienes están directamente implicados y de las responsabilidades que nadie siente como propias.
Las líneas del campo
En una pyme, el proceso de delegación forma parte de la operativa diaria. El empresario no puede decidirlo todo, ni debería intentarlo. Lo mismo ocurre con los demás responsables de la organización. Pero delegar no significa dejar hacer: significa asignar una responsabilidad junto con el perímetro dentro del cual la persona puede actuar.
Como en un campo de fútbol. Las líneas blancas no limitan el juego, lo hacen posible. Dentro de esas líneas, cada jugador es libre de inventar, de intentar una jugada, de tomar la iniciativa. Sin líneas, cada acción se convertiría en motivo de discusión.
Un ejemplo concreto: el procedimiento de firmas
La herramienta más sencilla para trazar estas líneas es un procedimiento de firmas, que indica para cada actividad quién es responsable y hasta qué importe puede comprometer a la empresa. Por ejemplo:
- los pedidos de compra, firmados por el responsable de compras hasta un determinado umbral y, por encima de él, también por el director;
- las ofertas y los contratos con los clientes, competencia del responsable comercial dentro de las condiciones estándar de precio y de pago;
- los pagos a proveedores, ordenados por administración solo sobre facturas con pedido y recepción de mercancía verificados;
- las contrataciones y las variaciones salariales, reservadas al empresario.
Bastan una o dos páginas y, sin embargo, el efecto es notable. Cada uno sabe qué puede decidir por sí solo y cuándo debe implicar a otra persona. Los expedientes no se quedan parados en la mesa del consejero delegado. Y las personas se sienten valoradas, porque la confianza depositada en ellas se hace explícita.
También hay un vínculo directo con el lado externo. Un pedido firmado por quien no tenía poder para hacerlo puede comprometer igualmente a la empresa frente a un proveedor de buena fe. Establecer quién puede comprometer a la empresa, y hasta qué punto, es por tanto también una forma de reducir los riesgos partiendo de los procesos.
Reglas que valen para todos
El valor de las reglas está en su alcance. Si valen para todos, tienen peso; si admiten excepciones, se debilitan. Y esto vale también para el empresario. Él es el jefe, y nadie lo pone en duda. Pero volvamos al campo: si el árbitro permitiera al capitán jugar fuera de las líneas, el resto del equipo dejaría pronto de respetarlas. En la empresa no hay árbitro: el ejemplo debe darlo quien ha establecido las reglas. Cuando el empresario comunica a sus colaboradores «yo también las respeto», y lo demuestra firmando según el procedimiento como todos los demás, el proceso de delegación, el sentido de responsabilidad y el compromiso con la empresa se vuelven mucho más fuertes.
Una pieza, no un capítulo aislado
Este tema forma parte de la cara del cubo de Rubik dedicada al Servicio Legal: una de las seis grandes áreas que componen una buena administración de pymes. Las reglas externas y las internas no son dos mundos separados, sino dos caras de la misma organización: las primeras protegen a la empresa en sus relaciones con terceros; las segundas dan forma a la manera en que las personas trabajan juntas.
En el próximo contenido veremos cómo se aplica la regla de Pareto al servicio legal: unos pocos contratos estándar que cubren la mayor parte de las relaciones con terceros.
¿En tu empresa las reglas valen para todos, incluso para quienes las decidieron? Escríbenos tus comentarios y síguenos en LinkedIn @Pietro Cavalli para no perderte la próxima pieza del recorrido.
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