Nei precedenti contenuti dedicati al Servizio Legale abbiamo visto che la conformità normativa parte dai processi aziendali, e che la domanda giusta da porsi è: "Cosa rischio se non mi adeguo?"
Avevamo anche anticipato che avremmo esaminato gli adempimenti normativi che incidono davvero sulla gestione. Prima di arrivarci, però, conviene guardare un aspetto che spesso resta in ombra: le regole che l'azienda dà a se stessa.
Non solo verso l'esterno
Quando si pensa al servizio legale si considera quasi sempre il suo lato esterno: i contratti con clienti e fornitori, i rapporti con le autorità, il contenzioso. È il lato che coinvolge i terzi, e per questo è il più visibile. Ma c'è anche un lato interno. Se la PMI fissa alcune regole di buona condotta che valgono anche nelle relazioni tra le persone che ci lavorano, fa un salto di qualità. Le regole esterne proteggono l'azienda nei confronti dei terzi. Quelle interne la proteggono dalla confusione dei ruoli, dalle decisioni prese da un superiore che scavalca chi è direttamente coinvolto e dalle responsabilità che nessuno sente come proprie.
Le linee del campo
In una PMI il processo di delega è parte dell'operatività quotidiana. L'imprenditore non può decidere tutto, e non dovrebbe nemmeno provarci. Lo stesso vale per gli altri responsabili dell'organizzazione. Ma delegare non significa lasciar fare: significa dare una responsabilità insieme al perimetro entro cui la persona può agire.
Come su un campo di calcio. Le linee bianche non limitano il gioco, lo rendono possibile. Dentro quelle linee ogni giocatore è libero di inventare, di tentare una giocata, di prendere l'iniziativa. Senza linee, ogni azione diventerebbe motivo di discussione.
Un esempio concreto: la procedura firme
Lo strumento più semplice per tracciare queste linee è una procedura firme, che indica per ogni attività chi è responsabile e fino a quale importo può impegnare l'azienda. Ad esempio:
- gli ordini di acquisto, firmati dal responsabile acquisti fino a una certa soglia e, oltre, anche dal direttore;
- le offerte e i contratti con i clienti, di competenza del responsabile commerciale entro le condizioni standard di prezzo e di pagamento;
- i pagamenti ai fornitori, disposti dall'amministrazione solo su fatture con ordine e ricevimento merce verificati;
- le assunzioni e le variazioni retributive, riservate all'imprenditore.
Bastano una o due pagine, eppure l'effetto è notevole. Ognuno sa cosa può decidere da solo e quando deve coinvolgere qualcun altro. Le pratiche non restano ferme sulla scrivania dell'amministratore delegato. E le persone si sentono gratificate, perché la fiducia nei loro confronti diventa esplicita.
C'è anche un legame diretto con il lato esterno. Un ordine firmato da chi non ne aveva il potere può impegnare comunque l'azienda verso un fornitore in buona fede. Stabilire chi può impegnare l'azienda, e fino a che punto, è quindi anche un modo per ridurre i rischi partendo dai processi.
Regole che valgono per tutti
Il valore delle regole sta nella loro estensione. Se valgono per tutti hanno un peso, se ammettono eccezioni diventano deboli. E questo vale anche per l'imprenditore. Lui è il capo, e nessuno lo mette in discussione. Ma torniamo al campo: se l'arbitro permettesse al capitano di giocare fuori dalle linee, il resto della squadra smetterebbe presto di rispettarle. In azienda non c'è un arbitro: l'esempio deve darlo chi ha stabilito le regole. Quando l'imprenditore comunica ai suoi collaboratori "anche io le rispetto", e lo dimostra firmando secondo la procedura come tutti gli altri, il processo di delega, il senso di responsabilità e l'attaccamento all'azienda diventano molto più forti.
Una tessera, non un capitolo isolato
Questo tema fa parte della faccia del cubo di Rubik dedicata al Servizio Legale: uno dei sei grandi ambiti che compongono una buona amministrazione di PMI. Regole esterne e regole interne non sono due mondi separati, ma due facce della stessa organizzazione: le prime tutelano l'azienda nei rapporti con i terzi, le seconde danno forma al modo in cui le persone lavorano insieme.
Nel prossimo contenuto vedremo come la regola di Pareto si applica al servizio legale: pochi contratti standard che coprono la gran parte dei rapporti con i terzi.
Nella tua azienda le regole valgono per tutti, anche per chi le ha decise? Scrivici i tuoi commenti, e seguici su LinkedIn @Pietro Cavalli per non perdere la prossima tessera del percorso.
Kenning Consulting affianca le piccole e medie imprese nell'organizzazione del servizio legale, con regole semplici che proteggono l'azienda e danno valore al lavoro delle persone.